Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy

Spółka „Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna” z siedzibą w Warszawie, kod 02-305, Al. Jerozolimskie 142A (dalej: PKP S.A.), oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (dalej: "RODO")[1] w odniesieniu do danych osobowych kandydatów do pracy w PKP S.A. (dalej: „Kandydaci”).

Zakres informacji o kandydatach do pracy przetwarzany przez PKP S.A. obejmuje m.in.:

  1. imię i nazwisko, adres zamieszkania lub korespondencji oraz inne dane kontaktowe wliczając prywatny adres email i numer telefonu;
  2. szczegóły dotyczące wykształcenia, uzyskanych uprawnień do wykonywania wybranych zawodów, tzw. kompetencji twardych i miękkich, doświadczenia oraz historii zatrudnienia;
  3. oczekiwania finansowe.

PKP S.A. zbiera informacje o kandydacie na różne sposoby. Dane o kandydacie mogą być pozyskiwane z formularza rekrutacyjnego, CV, listu motywacyjnego, dyplomów i zaświadczeń, dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości, a także mogą być zebrane podczas rozmowy rekrutacyjnej lub innego zadania mającego ocenić kompetencje kandydata. PKP S.A. może pozyskiwać dane o kandydacie także od podmiotów trzecich np.: z referencji od jego poprzednich pracodawców.

PKP S.A. będzie pozyskiwać dane o kandydacie od podmiotów trzecich wyłącznie za jego wyraźną zgodą.

Zebrane podczas rekrutacji informacje o kandydacie będą przetwarzane w różnych miejscach, m.in.: w systemie wspomagania rekrutacji HRlink (hrlink.pl), systemie wewnętrznym Help Desk HR, systemach kadrowych, systemach obiegu dokumentów oraz poczcie e-mail.

W oparciu o dane osobowe kandydatów, PKP S.A. nie będzie podejmowała zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

PKP S.A. przetwarza dane osobowe kandydata do pracy wyłącznie w związku z jego odpowiedzią na ogłoszenie pracy zamieszczone na stronie pkpsa.pl. Podstawą prawną przetwarzania danych kandydata są przepisy ustawy Kodeks pracy[2] oraz art. 6 ust. 1 pkt b) RODO.

Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony podczas naboru, na który przesyła dokumenty aplikacyjne, stosownie do udzielonej przez niego zgody, jeszcze przez 2 lata od zakończenia rekrutacji na dane stanowisko, PKP S.A. będzie przetwarzać jego dane osobowe dla potrzeb innych rekrutacji.  Zgoda kandydata na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji jest dobrowolna, i niewyrażenie takiej zgody nie dyskwalifikuje kandydata w obecnej rekrutacji.

W okresie  2 lat od zakończenia rekrutacji, dane kandydata stosownie do udzielonej przez niego osobnej zgody, mogą być udostępniane innym spółkom z Grupy PKP lub Fundacji Grupy PKP. Wykaz podmiotów Grupy PKP dostępny jest pod adresem http://pkpsa.pl/pkpsa/nadzor-wlascicielski/Wykaz-Spolek-GrupyPKP.html.

W przypadku, gdy kandydat nie poda wszystkich swoich danych osobowych wymaganych przy rekrutacji lub wycofa zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przed ukończeniem naboru, PKP S.A. nie będzie mogła dokończyć wobec danego kandydata procesu rekrutacji i go zatrudnić.

Dane osobowe kandydatów nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu przepisów RODO.

Jeśli kandydat zostanie przyjęty do pracy, zebrane w sposób papierowy i elektroniczny podczas rekrutacji dane zostaną przeniesione do dokumentacji kadrowej nowego pracownika i przechowywane przez cały okres zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Dostęp do danych kandydata mają wyłącznie osoby upoważnione przez PKP S.A.: pracownicy kadr odpowiedzialni za proces rekrutacji, kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych  i członkowie zespołu rekrutującego na dane stanowisko oraz administratorzy  systemów teleinformatycznych w których przetwarzane są dane kandydatów. Dane kandydatów są przetwarzane przez dostawców systemów wspierających prowadzenia rekrutacji. Obecnie na podstawie podpisanej przez PKP S.A. umowy powierzenia, dostawcą systemu wspierającego prowadzenia rekrutacji HRlink (hrlink.pl) jest firma Online Technologies HR Sp. z o.o., al. Wojska Polskiego 8, 70-471 Szczecin.

Kandydatowi do pracy przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

W celu skorzystania z przysługujących praw, kandydat może skontaktować się z wyznaczonym w PKP S.A.  inspektorem ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w PKP S.A.: iod@pkp.pl, www.pkpsa.pl/kontakty, Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa.

Kandydatom w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przez PKP S.A., przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – do dnia 24 maja 2018 r. do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, a od dnia 25 maja 2018 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.



[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej zwane: „RODO”.

[2] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2018 poz. 108 z późn. zm.)