Szanowni Państwo,

Od dnia 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (2016/78) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Poniżej znajdują się informacje, w jaki sposób przekazane przez Państwa dane osobowe są przetwarzane po 25 maja 2018 roku.

Administratorem danych osobowych przekazanych w korespondencji prowadzonej z Państwem, w tym korespondencji poprzez Państwa adres e-mail, w trakcie prowadzonych rozmów telefonicznych, jest Spółka Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna, z siedzibą przy Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa (PKP S.A.). PKP S.A. oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO, w odniesieniu do Państwa danych osobowych oraz w odniesieniu do danych osobowych innych osób fizycznych, jeżeli takie zostały wskazane w Państwa korespondencji, w trakcie rozmów telefonicznych.

PKP S.A. informuje, że istnieje możliwość skontaktowania się z inspektorem ochrony danych, za pośrednictwem adresu: iod@pkp.pl lub: Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa.

1)    PKP S.A. informuje, iż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych może lub mogą być następujące przepisy RODO:

a)    art. 6 ust. 1 lit. a) – zgoda, tj. dobrowolnie wyrażona przez Państwa zgoda na przetwarzanie danych (w przypadku złożenia takiego oświadczenia woli);
b)    art. 6 ust. 1 lit. b) – jeżeli przekazane przez Państwa dane osobowe są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, której Państwo są stroną;
c)    art. 6 ust. 1 lit. c) – jeżeli wynika to z wymogów ustawowych, tj. konieczne jest do wypełnienia przez PKP S.A. obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa, np. związanych z obsługiwaniem reklamacji zgodnie z art. 16e ustawy o transporcie kolejowym;
d)    art. 6 ust. 1 lit. d) – jeżeli przetwarzanie przekazanych przez Państwa danych osobowych jest niezbędne do ochrony Państwa żywotnych interesów;
e)    art. 6 ust. 1 lit. e) – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym;
f)     art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli przetwarzanie jest konieczne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów PKP S.A.;

2)    Bazując na powyższych podstawach przetwarzania danych osobowych, PKP S.A. może przetwarzać pozyskane od Państwa dane osobowe w następujących celach:

a)    w celach wskazanych w zgodzie (w przypadku złożenia takiego oświadczenia woli) – na podstawie tej zgody – w takim przypadku mogą Państwo cofnąć zgodę w dowolnym momencie, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody; wycofanie zgody lub odmowa jej wyrażenia spowoduje, że PKP S.A. nie będzie przetwarzać Państwa danych w celach wskazanych w zgodzie;
b)    w celu skierowania do Państwa odpowiedzi zgodnie z prośbami wskazanymi
w Państwa korespondencji;
c)    w celu obsługi zapytań i reklamacji, realizacji Państwa dyspozycji oraz zawarcia umów i porozumień towarzyszących;
d)    w celu przestrzegania przez PKP S.A. przepisów prawa;
e)    w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami z tytułu łączącego nas stosunku prawnego poprzez przekazanie Państwa danych np.: do biura informacji gospodarczej;
f)     w innych prawnie uzasadnionych celach.

3)    pozyskane od Państwa dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim, jednakże zgodnie z obowiązującym prawem Państwa dane PKP S.A. może przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie np. dostawcom usług IT, audytorom, doradcom, na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądy lub organy ścigania (jeżeli wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną) oraz innym podmiotom, w tym w szczególności spółkom z Grupy PKP, w przypadku gdy niezbędne jest uzyskanie od nich stanowiska w związku z Państwa korespondencją;

4)    pozyskane od Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO;

5)    dane osobowe pozyskane od Państwa będą przetwarzane przez okres niezbędny do obsłużenia Państwa korespondencji, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania, np.: z uwagi na związek korespondencji z zawartym stosunkiem prawnym, obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie ewentualnych roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa;

6)    osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, jeżeli ono przysługuje na podstawie art. 20 RODO; w celu ułatwienia Państwu wykonania w/w praw zaleca się przyjęcie pisemnej lub elektronicznej formy kontaktu z PKP S.A, w szczególności kierowanie korespondencji na adres iod@pkp.pl.

W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do tożsamości osoby fizycznej składającej żądanie w zakresie art. 15-21 RODO, administrator zastrzega sobie możliwość zażądania dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby, której dane dotyczą;

7)    ponadto w związku z przetwarzaniem danych osobowych, osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego ze względu na miejsce pobytu lub naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych;

8)    podanie przez Państwa danych osobowych, o których mowa w niniejszej informacji jest dobrowolne i jest związane z prowadzeniem korespondencji z PKP S.A. Nie podanie przez Państwa danych niezbędnych do korespondencji, może skutkować brakiem możliwości realizacji przez PKP S.A. Państwa zapytań np.: obsługi reklamacji.

W przypadku udostępnienia przez Państwa do PKP S.A. danych osobowych nie będącymi Państwa danymi osobowymi, PKP S.A. prosi o poinformowanie tych osób:

1)    o fakcie i zakresie przekazania do PKP S.A. danych osobowych dotyczących tych osób;

2)    o tym, że PKP S.A. jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej;

3)    o tym, że są Państwo źródłem, od którego PKP S.A. pozyskała ich dane.

W przypadku przesłania przez Państwo do PKP S.A. tzw. danych osobowych szczególnych kategorii [1] należących do Państwa lub do innej osoby np.: danych dotyczących stanu zdrowia, konieczne jest wyrażenie zgody na przetwarzanie przez PKP S.A., udostępnionych danych osobowych dotyczących stanu zdrowia/stanu zdrowia osoby pozostającej pod opieką w celu rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi na przesłaną korespondencję.

W przypadku braku wyrażenia zgody na przetwarzanie przesłanych przez Państwa ww. danych osobowych szczególnych kategorii, dane te zostaną przez PKP S.A. usunięte
i nieuwzględnione podczas prowadzenia przedmiotowego postępowania. Oświadczenia należy składać według zamieszczonego poniżej wzoru.

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych szczególnych kategorii. (do pobrania)


[1] Dane osobowe szczególnych kategorii - dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.